Система управления и мониторинга для судоходной компании

В сотрудничестве с нашей компанией и компании MorintechLtd. (Морские Информационные Технологии - dKartTechnology TM) была разработана система на базе ERM решений, предназначенная для управления малыми и средними компаниями, занимающимися оперированием морских транспортных судов.

ERM системы – это синтез всех самых передовых технологий управления персоналом,
направленный на приведение работы каждого сотрудника в соответствие со
стратегическими целями компании. Это новейшая деловая стратегия, при помощи
которой предлагается универсальное решение управления деятельностью судоходной
компании, оптимизации работы ее сотрудников.
Нами были описаны и реализованы большинство бизнес-процессов, протекающих в
подобных компаниях. Система легко интегрируется в существующую компьютерную сеть,
интуитивно понятна и легка в обучении. По нашему опыту, внедрение данной системы,
включая обучение персонала, занимает не более двух дней.
Назначение системы
1. мониторинг деятельности компании в реальном времени;
2. оптимизация соотношения между людскими ресурсами и объемом работы компании;
3. анализ ежедневно поступающих данных в реальном времени;
4. оперативное и перспективное планирование;
5. непрерывное архивирование результатов деятельности;
6. легкость обучения вновь нанятого персонала и взаимозаменяемость

Эффективность системы достигается
1. простотой использования;
2. автоматическим уведомлением пользователей о необходимости исполнения заданий;
3. автоматическим уведомлением руководителей, о том, что пользователь не выполнил
задание в срок.
4. поддержанием четкого взаимодействия всех отделов компании;
5. доступностью к ресурсам системы из любой точки Мира для руководителей бизнеса;
Реализация ERM системы основана на использовании отдельного WEB сервера, который
устанавливается в локальной сети компании. Пользователям предоставляется
авторизованный доступ к системе через InternetExplorer (установка дополнительного
программного обеспечения не требуется).
Данный программный продукт предлагается как в стандартной комплектации, так и в
расширенной с возможностью доработки под отдельные требования заказчика, включая
интеграцию необходимых баз данных.

dKart ERM – Shipowner solution. Стандартнаякомплектация.

• Пакет включает в себя 28 шаблонов задач сгруппированных по пяти направлениям
деятельности типичным для средней судоходной компании1.
• Справочные базы данных Судов, Персонала, судовых документов, сертификатов
оборудования, возможность ведения CrewLists. Для справочных баз данных
предусмотрена автоматическая система мониторинга приближающихся сроков
окончания действия.
• Возможность автоматического заполнения базы данных судов на основании
структуированныхDailyReports от судов.
• Возможность мониторинга местоположения судна на карте GoogleMap (информация
о координатах в базовом комплекте берется из DailyReport)
• Возможность учета запчастей и расходных материалов поставляемых на судно
• Интегрированная возможность отправки e-mail-ов на судовые терминалы Inmarsat-C
• Установка, настройка и адаптация системы под конкретную компанию.
Пользователи, владельцы задач, суда компании, временной график работы.
Проведение первоначального обучения сотрудников компании.
Проблемы современного бизнеса:

В современных условиях с учетом высокой динамики современного бизнеса в
большинстве компаний возрастает нагрузка на персонал. Для выживания и высокой
конкурентоспособности сотрудники вынуждены выполнять по несколько задач
паралельно. В подобных условиях и возникают издержки связанные со сбором
информации и своевременным доведением до сведения руководителя текущей ситуации.
Подсчитано, что в типичной современной компании только один занятый сотрудник тратит
15-20 процентов своего рабочего времени на сбор информации.
В месяц это может составить до 30 часов рабочего времени только одного сотрудника!
Существуют разные способы решения данной проблемы:
• Увеличение штата компании
• Дополнительное стимулирование сотрудников
• Внедрение ERM системы...

Определение:

• dKart ERM это WEB ориентированный программный комплекс предназначенный для
мониторинга рутинных циклических процессов деятельности предприятия.

Область применения

• Система предназначена для контроля и управления бизнес процессами для
предприятий широкого профиля.

Назначение:
• Мониторинг деятельности предприятия1
• Контроль исполнения задач2
• Определение планируемой и фактической загрузки персонала3
• Предоставление отчетов

1 Мониторинг деятельности предприятия

На практике это означает, что менеджер всего предприятия или отдельного
подразделения может легко и просто получать наглядное представление о количестве и
статусе исполняемых в настоящее время задач, относящихся к его зоне ответственности.
Он может дополнительно ввести новые задачи и назначить ответственных за их
исполнение или даже проинициализировать условия автоматического запуска задач.
Одновременно с этим, рядовые исполнители в простой и наглядной форме получают
информацию о тех задачах, которые они должны выполнить.

2 Контроль исполнения задач

Понятно, что в реальной жизни никто не занимается постоянным мониторингом
деятельности предприятия, а управляющие воздействия требуются, как правило, только
тогда, когда возникает критическая ситуация. Например, время выполнения задачи
превысило запланированные сроки, или когда не хватает исполнителя для выполнения
конкретной работы, или сложился целый комплекс неблагоприятных условий, требующих
немедленного вмешательства руководства.
Для контроля и оповещения о возникновении отклонений и сбоев от регламентированного
хода деятельности Система имеет широкий набор средств по информированию
менеджерского состава и автоматического контроля хода выполнения работ.

3 Определение планируемой и фактической загрузки персонала

Система имеет в своем распоряжении простые и наглядные средства определения
истинной загруженности работников, что позволяет более объективно оценивать их труд
и принимать решения о назначении на те или иные виды работ.

4 Предоставление отчетов

Как бы хорошо не были выстроены и формализованы бизнес процессы, жизнь не стоит на
месте и требует постоянного совершенствования старых, хорошо апробированных
процедур, либо даже внедрения новых. Необходимой основой совершенствования
деятельности предприятия является статистическая информация, которая накапливается
в ходе функционирования Системы. В частности она позволяет ответить на вопросы, где
тратится самое большее время на выполнение тех или иных задач, кто работает хорошо и
эффективно, а кто нет, позволяет выявить «узкие места» в работе и подсказать
возможные решения, или указать пути дальнейшего повышения эффективности.

Преимущества:
• Уменьшение издержек производственных процессов. Увеличение качества
взаимодействия между руководством компании и сотрудниками при выполнении
поставленных задач.
• Возможность руководителя контролировать деятельность предприятия в реальном
времени из любой точки мира. Своевременность исполнения задач исполнителями.
Оценка занятости сотрудников.
• Не требует установки специального программного обеспечения на компьютеры
пользователей.
• Архивация всех данных на длительный период. Возможность быстрого поиска на
основании заданного критерия.

Методология:

Уникальной особенностью методологии является выявление цепочки последовательных
действий необходимых для выполнения поставленной задачи. «кирпичиком системы»
является простое действие, выполняемое одним человеком – индивидуальное задание, а
сама задача это логическая последовательность этих индивидуальных заданий, которые
могут выполнять люди работающие даже в разных отделах компании. Т.е. система не
охватывает работу одного только отдела, а охватывает деятельность компании целиком.
Эффективность такого подхода диктует сама жизнь!

Реализация и внедрение:

• Начинается с консультации. При помощи нашего специалиста с руководителем
компании выявляются циклические процессы деятельности предприятия.
Определяется круг задач интересных или целесообразных для мониторинга.
• С руководителем компании (начальником отдела или другим ответственным лицом)
производится детализация каждой конкретной задачи.
• Производится установка и конфигурация WEB сервера в локальной сети компании.
Производится установка ядра системы, ввод шаблонов задач, временного графика
работы компании, назначаются владельцы задач и исполнители индивидуальных
заданий.
• Производится обучение персонала компании. На основании распоряжения
руководителя компании персонал начинает использование системы в рамках
поставленных задач.
• Тестовый период эксплуатации. Выявление замечаний и дополнений. Проверка
целесообразности и правильности детализации.
• Оптимизация шаблонов задач, завершение внедрения.
• Ежемесячная поддержка системы может производится на основании дополнительного
соглашения.
Наши партнеры www.bestikon.ee